Ohjeita matkan suunnitteluun ja varaamiseen

Sovi asioista oman esimiehesi kanssa

  • Ennen kuin vahvistat osallistumisesi tai tilaat matkat, sovi työhösi liittyvistä asioista oman työnantajasi tai esimiehesi kanssa ja ota selvää, mitä sääntöjä työmatkoihin kuuluu omassa organisaatiossasi.
  • Koulutuksiin osallistuminen ei velvoita osallistujia hakemaan rahoitusta kansainväliselle hankkeelle tai sitoutumaan kumppanuuksiin - joskin koulutuksissa kumppanuuksia syntyy helposti ja koulutuksen jälkeen on helpompi ymmärtää, miksi nuorten hankkeita kannattaa tehdä. Keskustele kansainvälisen nuorisotyön toteuttamisesta omassa organisaatiossasi esimiehesi sekä nuorten kanssa.
  • Yllätyksellisiä kuluja lähettävälle organisaatiolle ei ole. Matkustajan on sovittava työnantajansa kanssa vakuutuksesta, työaikajärjestelyistä ja päivärahoista.

Osallistuminen on maksutonta

  • Osallistuminen on pääsääntöisesti maksutonta. Osallistumismaksua ei ole.
  • Jos osallistumiseen poikkeuksellisesta syystä liittyy maksu, siitä kerrotaan hakukuulutuksessa.
  • Järjestäjätaho kohdemaassa varaa majoituksen ja järjestää ruokailut kaikille osallistujille, älä varaa itsellesi hotellia ellei järjestäjän ohjeistus nimenomaan kehota siihen.
  • Järjestäjätaho kattaa majoitus- ja ruokailukulut koulutuksen ohjelman aikana, osallistujan ei tarvitse maksaa niistä tapahtuman aikana.

Matkaliput hankitaan itse

  • Jokainen osallistuja huolehtii matkalippujen ostamisesta, matkavakuutuksesta sekä viisumin hankkimisesta itse. Älä tilaa matkalippuja, ennen kuin olet varmistanut, että osallistumisesi on hyväksytty ja olet saanut työnantajaltasi luvan matkustaa.
  • Voit ostaa matkaliput itse tai käyttää matkatoimistoa, jonka kanssa työnantajallasi on sopimus. Sovi asiasta oman työnantajasi kanssa.

Matkakulut korvataan

Matka tulee suunnitella edullisimman kulkutavan mukaan, mutta kannattaa silti valita matkat mahdollisimman järkevästi. Sinulle edullisinta on se, että saavut koulutukseen levänneenä ja hyvässä toimintakunnossa.

  • Myönnetty matkatuki korvaa matkakulut kotiovelta toteutuspaikkaan ja takaisin.
  • Matkatuki voi myös kustantaa majoituksen matkan varrella, mikäli matka-aika on asuinpaikkakunnan tai matkayhteyksien takia hankala ja pitkä.
  • Kaikki matkakulut korvataan edullisimman kulkutavan mukaan (juna, bussi).
  • Mikäli matka-aika Suomessa on kohtuuton (matka kestää yli 5 h tai edellyttää matkustamista yöllä) tai matka suuntautuu ulkomaille, on lentokoneen käyttö hyväksyttävää.
  • Oman auton käyttö on sallittua ainoastaan poikkeustapauksissa. Oman auton käytöstä voidaan suorittaa matkakorvaus kilometrikorvauksena, jos julkiset kulkuyhteydet puuttuvat tai aikataulut eivät ole sopivia. Jos perusteita oman auton käytölle ei ole, korvaus maksetaan julkisten kulkuneuvojen mukaisesti.
  • Pysäköintimaksu korvataan vain lentokentän, rautatieaseman ja hotellimajoituksen yhteydessä ja se maksetaan enintään kolmelta vuorokaudelta.
  • Myös mahdollinen viisumin hankinta lasketaan matkakuluiksi, jotka korvataan kokonaan. Joissakin tapauksissa viisumin saattaa joutua hakemaan toisesta kaupungista. Myös nämä matkat lasketaan matkakuluihin. Tarkista kohdemaan viisumikäytäntö ajoissa ja selvitä, millainen prosessi on.
  • Osallistujalla tulee olla voimassa oleva passi. Kansallinen toimisto ei korvaa passin hankkimisesta johtuvia kuluja.

Koulutusmatkan pidentäminen

  • Osallistuja voi matkustaa kohdemaahan ennen koulutuksen alkua tai palata sieltä myöhemmin, mikäli oma työnantaja hyväksyy asian.
  • Myönnetty matkatuki ei korvaa vapaa-ajalla tapahtuvia majoitus-, ruokailu-, matkustus- tai muita kuluja - matkustaja kattaa itse omat vapaa-ajalla tapahtuvat kulunsa.
  • Vapaa-ajan lisääminen matkaan ei saa tehdä korvattavasta matkasta kalliimpaa.

Päivärahaa ei makseta

  • Kansallinen toimisto ei voi maksaa matkapäivärahaa, eikä se voi korvata mahdollisia ansionmenetyksiä.

Osallistujilla tulee olla vakuutus

  • Selvitä millaisia käytäntöjä organisaatiossasi on vakuutusten suhteen - jos työnantajasi vakuuttaa sinut, lisävakuutusta ei tarvita
  • Matkavakuutus on omakustanteinen, kansallinen toimisto ei kata vakuutuskuluja
  • Kansallinen toimisto ei korvaa käyttämättömiä lippuja - pidä huolta, että vakuutus kattaa käyttämättömät liput esim. sairastapauksissa

Varmista epäselvät ja hankalat asiat

Ota yhteyttä Opetushallitukseen Ieva Silinevičaan (ieva.silinevica@oph.fi, puh. 0295 338 611) ja neuvottele paras toimintamalli hänen kanssaan, jos

  • lentoliput maksavat yli 650€
  • joudut harkitsemaan hotellimajoitusta pitkän matkan tai hankalien matkayhteyksien takia
  • organisaatiosi tai oma taloudellinen tilanteesi ei salli matkalippujen hankkimista ja haluat, että Opetushallitus tilaa liput puolestasi
  • jokin muu matkustamiseen liittyvä asia on epäselvä

Ilmoittautuminen on sitova

  • TCA-koulutukseen ilmoittautuminen on sitovaa ja jokainen osallistuja sitoutuu siihen allekirjoittamalla osallistujasitoumuksen.
  • Jos perut osallistumisesi ilman pätevää syytä, kansallinen toimistoveloittaa osallistujalta 150 € peruutusmaksun sekä muut mahdolliset aiheutuneet kustannukset.

Kysy lisätietoa oikeasta paikasta

Kaikki toiminnot ovat useamman tahon yhteistyössä toteuttamia. On hyvä ymmärtää, mistä kannattaa kysyä neuvoa mielessä painaviin kysymyksiin.

  • Kaikkiin toiminnon ohjelmaan, sisältöön, saapumisohjeisiin, majoitukseen, ruokailuihin ja käytännön järjestelyihin liittyviin kysymyksiin vastaa toiminnon järjestävä maa. Nyrkkisääntönä on, että kohdemaan yhteyshenkilö, jolle vahvistit osallistumisesi, osaa vastata kohdemaata koskeviin kysymyksiin.
  • Matkalippujen tilaukseen, matkakorvauksiin, matkasuunnitelmiin, matkajärjestelyihin, sitoumuksiin, raportointiin ja matkalaskuihin liittyvät kysymykset voi ohjata Ieva Silinevičalle Youth in Action -tiimiin (ieva.silinevica@oph.fi, puh. 0295 338 611)
  • Erasmus+ Youth in Actionin hankeideoissa ja matkan jälkeisissä pohdinnoissa voi ottaa yhteyttä Paavo Pyykköseen (paavo.pyykkonen@oph.fi, puh. 0295 338 547)
  • Euroopan solidaarisuusjoukkojen koulutusten jälkeen pohdinnoissa auttaa Jutta Kivimäki (jutta.kivimaki@oph.fi, puh. 0295 338 568)